Przeprowadzka biura – 10 porad i wskazówek, aby była udana

Przeniesienie biura jest wyzwaniem, to nie ulega wątpliwości. Jednak przy odpowiednim planowaniu przeprowadzki można znacznie sobie ułatwić to zadanie, a przede wszystkim sprawić, że cały proces przebiegnie bez stresujących niespodzianek. Mamy nadzieję, że nasza garść fachowych wskazówek sprawi, że Twoje przeniesienie firmy stanie się znacznie łatwiejsze! Sprawdź zatem, o czym pamiętać, planując „transport biura”.

1. Wyznacz koordynatora przeprowadzki

Odpowiednia logistyka przeprowadzki firmy wymaga wyznaczenia osoby, która zajmie się koordynacją całego procesu. Zadba o właściwy podział oraz delegowanie zadań, a także bieżącą weryfikację postępów prac czy prawidłowości ich wykonywania. Koordynator przeprowadzki będzie też odpowiedzialny za kontakt z przewoźnikiem czy organizację i monitorowanie tego, jak na poszczególnych etapach wygląda budżet przeprowadzkowy.

2. Zaplanuj etapy przeprowadzki biura

Szybka przeprowadzka firmy ma ogromne znaczenie dla jej właściwego działania. Wiadomo, żaden biznes nie może sobie pozwolić na zbyt długie przestoje. Dlatego bardzo ważne jest to, by wyznaczyć konkretne etapy przeprowadzki i przypisać do nich określone działania, wraz z odpowiedzialnymi za nie osobami. Tutaj uwaga: wspomniany wcześniej koordynator nie musi być jeden. Im bardziej skomplikowane przeniesienie biura, tym więcej nadzorców warto wyznaczyć. Dobrym pomysłem będzie więc ustalenie koordynatora głównego oraz po jednym do każdego etapu przeprowadzki.

Wracając do planowania etapów – przy przenoszeniu biura należy dokładnie przemyśleć, ile osób można zaangażować, tak, by w jak najmniejszym stopniu zakłócić normalnego funkcjonowanie firmy. I na tej podstawie określić, ile czasu zajmie relokacja, po czym wyznaczyć odcinki pracy takie jak inwentaryzacja, opisywanie sprzętów biurowych, pakowanie rzadko używanych przedmiotów, transport i demontaż mebli, aranżacja nowej przestrzeni biurowej i tak dalej.

3. Pamiętaj, by przygotować pracowników na relokację

Właściwa komunikacja z pracownikami ma ogromne znaczenie przy przenoszeniu firmy. Zatrudnieni muszą wiedzieć, na czym stoją: czy cały proces wiąże się z redukcją etatów? A może biuro się powiększa i przybędzie nowych osób? Gdzie będą wkrótce dojeżdżać do pracy? Czy nowa przestrzeń biurowa daje dostęp do parkingu? Aż w końcu: kiedy odbędzie się przeprowadzka biura i ile potrwa? Takich pytań może być mnóstwo, a wszelkie niedopowiedzenia po pierwsze: generują plotki, które zaczynają żyć własnym życiem, po: drugie powodują chaos.

Nie zapomnij też o klientach oraz kontrahentach, bez względu na to, czy kontakt z nimi odbywa się tylko zdalnie, czy pod adresem firmy. Powinni wiedzieć, że ten się zmienia, by mieć pewność, że wciąż współpracują z tym samym podmiotem.

4. Stwórz listę wszystkich rzeczy

Podstawą planowania przeprowadzki oraz jej bezpiecznego przejścia będzie przygotowanie dokładnego spisu wszystkich rzeczy należących do oddziału firmy. Na liście powinien znaleźć się zarówno sprzęt biurowy, jak i meble, wszelkie urządzenia, wyposażenie biurowe, archiwa, firmowe gadżety i tak dalej.

Podczas wykonywania spisu warto ustalić, które rzeczy mają zostać przeniesione w nowe miejsce – może się okazać, że nie wszystkie będą potrzebne, bo np. świeża przestrzeń biurowa jest wyposażona w nowe meble. Zatem po wykonaniu listy można przejść do oznaczenia mienia, które zostanie ujęte w przeprowadzce firmy oraz tego wymagającego utylizacji czy przeznaczonego do przekazania innemu oddziałowi.

5. Zadbaj o zabezpieczenie danych: kopie zapasowe

Zmiana lokalizacji firmy będzie się w ogromnej mierze skupiać na sprawnym przenoszeniu fizycznego mienia. W całym tym natłoku zadań nie można jednak zapomnieć o bezpieczeństwie wszelkich danych wirtualnych. Warto mieć z tyłu głowy myśl, że którykolwiek z komputerów może ulec uszkodzeniu w trakcie pakowania, transportu biura czy podłączania w nowym miejscu. Tuż przed zmianą lokalizacji firmy warto się upewnić, że kopia zapasowa na zewnętrznych dyskach czy w bezpiecznej chmurze jest odpowiednio świeża.

6. Postaw na wysokiej jakości materiały do pakowania wyposażenia

Jedną z podstawowych odpowiedzi na pytanie, jak zorganizować przeprowadzkę biura tak, by cieszyć się zerową liczbą strat, jest przygotowanie materiałów do pakowania wyposażenia jak najwyższej jakości. Wiadomo, temat nie kończy się kartonach na dokumenty – firmę czeka przecież przewóz mebli, sprzętów biurowych, być może urządzeń kuchennych czy towarów i wielu innych. Konieczne będzie zatem właściwe zabezpieczenie delikatnego oraz kosztownego mienia. Trzeba więc zamówić solidne kartony i taśmy pakowe, markery do opisywania, folię bąbelkową oraz stretch czy tzw. koce lub maty przeprowadzkowe, czyli amortyzujące materiały do owijania mebli i sprzętów.

7. Dokładnie oznaczaj sprzęty biurowe, meble, kartony

Bezpieczny transport biura to połowa sukcesu – drugą połową będzie rozmieszczenie wszystkich rzeczy na nowej przestrzeni biurowej. Tutaj również liczy się czas, a kluczem do maksymalnej optymalizacji całego procesu jest właściwe oznaczenie wszystkich przewożonych rzeczy. Zalecamy zatem opisanie, co znajduje się w poszczególnych kartonach oraz do kogo należą poszczególne sprzęty czy np. krzesła. W przypadku konieczności rozmontowywania większych mebli pamiętaj też, by zaznaczać, częścią czego są poszczególne elementy (np.: kanapa 1/11, kanapa 2/11 etc.).

8. Zadbaj o właściwe zabezpieczenie dokumentów

Bieżące oraz archiwalne dokumenty firmy w ogromnej części zawierają dane poufne, które pod żadnym pozorem nie powinny trafić w niepowołane ręce. Ich uszkodzenie lub utrata mogą poważnie nadwyrężyć wizerunek firmy, a także zaburzyć jej normalne funkcjonowanie czy nawet skończyć się kosztownym pozwem. Dlatego właściwe zabezpieczenie dokumentów jest niezwykle istotne.

Całą pracę warto zacząć od segregacji akt oraz ustalenia, które powinny zostać zutylizowane przed przeniesieniem biura. Pozbycie się nieaktualnych czy już niepotrzebnych papierów może znacznie zmniejszyć liczbę kartonów, a to z kolei wpłynąć na koszt przeprowadzki. Kolejnym krokiem będzie już organizacja potrzebnych segregatorów, teczek i pojedynczych kartek, a także spisanie ich na liście, spakowanie do pudeł oraz oznaczenie w jasny dla koordynatora przeprowadzki sposób, a jednocześnie niezdradzający wrażliwych informacji.

9. A może profesjonalna firma przeprowadzkowa?

Jak widzisz, pracy jest sporo, delikatnie rzecz ujmując. Dobrym rozwiązaniem może być zatem skorzystanie z usług profesjonalnej firmy przeprowadzkowej, która zajmie się przeniesieniem biura od A do Z. W Fortis Przeprowadzki zapewnimy Twojej firmie wsparcie na każdym etapie relokacji. Oferujemy prawdziwie kompleksowe usługi przeprowadzkowe – możemy zająć się nie tylko transportem, ale również:

• inwentaryzacją dokumentów biurowych,
• demontażem mebli oraz sprzętów i urządzeń, a także ich montażem,
• pakowaniem mniejszych rzeczy do pudeł oraz wypakowywaniem,
• fachowym zabezpieczeniem większego mienia z wykorzystaniem materiałów najwyższej jakości,
• zniesieniem wszystkich rzeczy z pięter, nawet gdy w budynku nie ma dostępu do windy – oraz ich wnoszeniem do nowego miejsca,
• załadunkiem i rozładunkiem,
• utylizacją zbędnych mebli, sprzętów, dokumentów i wyposażenia biurowego.

Wiemy, jak istotna dla biznesu jest szybka przeprowadzka firmy. Na równi stawiamy zatem jakość, czas oraz dobrą organizację pracy! Zastanawia Cię, jaki jest koszt przeprowadzki z nami? Zgłoś się po darmową wycenę bez żadnych zobowiązań.

10. Wykonaj dokładną kontrolę po przeprowadzce biura

A kiedy wszystko już znajdzie swoje miejsce na nowej przestrzeni biurowej, nie spocznij na laurach. Pamiętaj, by przeprowadzić dokładną kontrolę stanu mienia, a także działania wszelkiego rodzaju sprzętów i urządzeń. Upewnij się, że każde stanowisko pracy zostało wyposażone w odpowiednie narzędzia, a firma jest już gotowa do wznowienia działań w nowym miejscu. Powodzenia!